Branding bij congreslocaties: belang voor deelnemers en belanghebbenden
Als congres locatie ben je niet alleen een fysieke ruimte, maar ook een plek waar belangrijke zakelijke en educatieve momenten plaatsvinden. Branding speelt hierbij een cruciale rol, zowel voor de uitstraling van de locatie als voor de ervaring die je biedt aan zowel de deelnemers als de andere belanghebbenden, zoals organisatoren, sponsoren en sprekers. In dit blog verkennen we de branding mogelijkheden voor congreslocaties en waarom dit zo belangrijk is voor iedereen die bij een congres betrokken is.
Branding mogelijkheden voor een congreslocatie
Visuele branding: het uiterlijk van de locatie
De visuele branding van je congreslocatie is vaak het eerste wat deelnemers zien. Denk hierbij aan het logo, kleurenschema, lettertypen en de algehele uitstraling van de ruimte. Het gaat niet alleen om de inrichting, maar ook om de manier waarop je de locatie presenteert op je website, in promotiemateriaal en op sociale media.
Een consistent visueel merk zorgt voor herkenbaarheid en helpt deelnemers om zich op hun gemak te voelen. Het visuele aspect moet aansluiten bij de aard van de congreslocatie – bijvoorbeeld een moderne, high-tech uitstraling voor technologie-evenementen of een meer klassieke, verfijnde sfeer voor zakelijke bijeenkomsten.
Branding van deelnemers ervaringen: van registratie tot nabespreking
Branding kan de hele ervaring van de deelnemers beïnvloeden, van het moment van registratie tot de bespreking van het congres. Denk aan de naam- en toegangsbadges, het design van het congresprogramma, de podium setting en zelfs de manier waarop het personeel zich kleedt en met gasten omgaat. Consistentie in branding zorgt ervoor dat deelnemers zich welkom en gewaardeerd voelen en versterkt de professionele uitstraling van het congres.
Een goed voorbeeld is het gebruik van branded items zoals notitieboekjes, pennen, of tassen met het logo van het congres. Dit versterkt de merkbeleving en zorgt ervoor dat deelnemers een tastbare herinnering hebben aan de locatie en het evenement.
Branding van breakout ruimtes en sessie zalen
Congreslocaties bieden vaak verschillende ruimtes voor sessies, workshops of informele netwerkmomenten. Door deze ruimtes te voorzien van gepersonaliseerde branding kan de ervaring verder worden gepersonaliseerd en afgestemd op het thema van het evenement. Dit kan variëren van subtiele elementen zoals de kleur van de stoelen en tafels tot opvallendere elementen zoals schermen of banners die het thema of de sponsor van een sessie benadrukken.
Digitale branding: van website tot app
Voor veel congreslocaties is het essentieel om digitale branding te integreren. Dit kan bijvoorbeeld via de locatiewebsite, maar ook via een speciaal evenementapp waarin deelnemers hun schema kunnen inzien, sprekers kunnen volgen en hun netwerk kunnen uitbreiden. Consistente branding door de digitale kanalen helpt om de deelnemerservaring te verbeteren en maakt het makkelijker voor deelnemers om verbinding te maken met de locatie, het evenement en andere aanwezigen.
Social media branding en live updates
Sociale media is een belangrijk platform voor congreslocaties om real-time updates en interactie met deelnemers te bevorderen. Branding op sociale kanalen kan bestaan uit het delen van foto’s van de locatie, behind-the-scenes beelden van evenementen en het live streamen van sessies of keynotes. Dit zorgt ervoor dat de branding van de congreslocatie consistent is, zelfs buiten de fysieke ruimte, en het helpt om het evenement ook na afloop te blijven herinneren.
Het belang van branding voor deelnemers en belanghebbenden
Voor deelnemers: het creëren van een positieve ervaring
Deelnemers komen niet alleen voor de inhoud van een congres, maar ook voor de algehele ervaring. Branding speelt hierin een sleutelrol. Een goed merk helpt bij het creëren van een positieve, gedenkwaardige ervaring voor de deelnemers. Dit begint bij de eerste indruk die ze krijgen via de website of uitnodiging, maar gaat verder met de fysieke ervaring op de locatie zelf.
Duidelijke en consistente branding helpt deelnemers zich comfortabel en verbonden te voelen met het congres. Het kan ook bijdragen aan het gevoel van exclusiviteit en waarde, vooral als je gebruik maakt van premium branding voor VIP-gasten of sponsoren.
Voor organisatoren: professionalisme en betrouwbaarheid
Voor de organisatoren van een congres is het belangrijk om een locatie te kiezen die een solide merk en reputatie heeft. Branding geeft hen vertrouwen in de locatie en het vermogen om een goed georganiseerde en professionele ervaring te leveren voor hun gasten. Goed gecommuniceerde branding helpt organisatoren niet alleen bij het kiezen van de juiste locatie, maar versterkt ook hun eigen positie als betrouwbare eventorganisator.
Daarnaast maakt branding het voor organisatoren makkelijker om de juiste sfeer en boodschap over te brengen naar hun gasten, door middel van visuele elementen, de algehele inrichting en de tone of voice van de communicatie.
Voor sponsoren: vergroten van zichtbaarheid
Sponsoren van een congres hebben er belang bij dat hun merk goed zichtbaar is en goed gepresenteerd wordt. De branding van de congreslocatie speelt hierbij een grote rol. Wanneer sponsors weten dat hun merk in een kwalitatief hoogstaande en goed gebrandmerkte omgeving wordt gepresenteerd, zullen ze eerder bereid zijn om zich te verbinden aan een congres. Dit geldt voor branding in fysieke ruimte, maar ook voor hoe sponsoren worden gepromoot in digitale media en social media rondom het evenement.
Voor Sprekers: versterken van het imago
Sprekers willen zich vaak associëren met congreslocaties die een positieve, professionele uitstraling hebben. Een goed gebrandmerkte locatie kan helpen om het imago van de spreker te versterken, aangezien de locatie een verlengstuk is van hun boodschap. Het merk van de locatie moet ook een afspiegeling zijn van de kwaliteit van de sessies en de waarde die wordt toegevoegd aan het evenement.
